Pourquoi tenir une comptabilité ?

L’OCCE est une association ; la loi ne confère aucune obligation en matière comptable mais les statuts qui la régissent nous imposent de tenir une comptabilité de manière lisible pour éviter toute contestation et justifier d’une gestion saine. Tenir une comptabilité répond à une obligation statutaire et légale.

Définir la comptabilité

La comptabilité simple est celle que l’on connaît et que chacun pratique à l’aide de son compte en banque avec l’enregistrement des recettes et des dépenses, soit sur une seule colonne avec des + et des -, soit sur deux colonnes : recettes et dépenses. La « vraie comptabilité » que l’on appelle comptabilité « à partie double », celle des entreprises est celle que l’on va mettre en œuvre dans une version extrêmement simplifiée.

Cette comptabilité permet :

• de suivre les mouvements de trésorerie
• de connaître la ventilation des sommes qui entrent ou sortent
• en fin d’exercice de déterminer une perte ou un bénéfice
• de connaître la situation patrimoniale au moment de l’établissement du bilan.

Le cahier de comptabilité et/ou le logiciel va nous permettre de tenir cette comptabilité. Elle se divisera en 2 parties :

• la comptabilité générale qui va se résumer à l’enregistrement des écritures
• l’établissement du bilan

Quelques définitions

• L’exercice comptable : les opérations comptables sont enregistrées durant une période définie que l’on appelle exercice comptable. Pour notre coopérative, l’exercice est de 12 mois du 1er septembre au 31 août.
   
• L’écriture comptable  : c’est la transformation d’un document (une facture, une remise de chèque…) en langage comptable. Chaque écriture devra être datée, numérotée et libellée de façon explicite. La pièce comptable sera archivée avec le numéro avec lequel elle a été enregistrée dans un classeur ou un cahier. D’une manière générale une écriture va permettre d’enregistrer :
  - dans un premier temps le mouvement de fond (entrée ou sortie de la banque ou de la caisse), 
  - dans un deuxième temps d’expliquer à quoi correspond ce mouvement en l’imputant dans un compte de produit ou de charge. C’est pourquoi on parle de partie double.
   
• Plan comptable : c’est un document réglementaire détaillé qui présente l’ensemble des comptes qui servent à imputer une somme. Il est très simplifié au niveau de la coopérative. Chaque compte est numéroté, ce numéro est composé de plusieurs chiffres dont le premier correspond à une classe :
  - Les comptes commençant par 1 sont des comptes de capitaux : pour la coopérative on trouvera uniquement le report de l’année précédente et le bénéfice ou le déficit de l’année.
  - Les comptes commençant par 5 sont des comptes financiers  : on trouvera donc le compte banque postale et/ou autre banque, le compte caisse et éventuellement compte de régies d’avance (voir chapitre Régies d’avance)
  - Les comptes commençant par 6 sont des comptes de charges et correspondent à des dépenses.
  - Les comptes commençant par 7 sont des comptes de produits et correspondent à des recettes.

Démarche générale pour passer une écriture 

2 possibilités s’ouvrent à vous :

• « La plus exacte » : Saisir les écritures au fur et à mesure de vos règlements et de vos versements. Dans ce cas il y aura un décalage entre le chiffre de votre comptabilité et celui qui apparaît sur le relevé de compte. Il conviendra à réception du relevé de compte bancaire de pointer les écritures qui sont effectivement passées sur le compte. Le logiciel comptable permet d’effectuer facilement ce pointage.
• « La plus facile » : Saisir les écritures à réception du relevé de compte. Dans ce cas, il y aura toujours correspondance entre votre comptabilité et le relevé de compte. Il faudra néanmoins en fin d’année enregistrer les opérations qui n’auraient pas été passées sur le compte mais qui doivent être imputées à l’année scolaire en cours.